– En genomgång av 5 kap. LOU

Att välja rätt upphandlingsförfarande är en av de första och viktigaste avvägningarna i en upphandling. Enligt 5 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) regleras vilka förfaranden som får användas – och under vilka förutsättningar. Här går vi igenom grunderna för val av förfarande, när undantag kan användas och vad du som upphandlande myndighet bör tänka på.

Huvudregeln – Öppet eller selektivt förfarande

För upphandlingar över tröskelvärdena är öppet förfarande huvudregel enligt 5 kap. 2 § LOU. Det innebär att alla leverantörer får lämna anbud efter annonsering.

Alternativt kan selektivt förfarande användas, där endast leverantörer som först ansökt om att få delta – och som kvalificerats – bjuds in att lämna anbud.

Kammarkollegiet förklarar i sin Vägledning om annonseringsplikt och förfarandetyper (2020) att valet mellan öppet och selektivt förfarande ofta handlar om hur stor kontroll man vill ha över anbudsgivarna och hur omfattande konkurrensen väntas bli.

Alternativa förfaranden – När och varför?

Utöver huvudregeln tillåter lagen vissa andra förfaranden, men dessa kräver särskilda förutsättningar.

1. Förhandlat förfarande med föregående annonsering (5 kap. 3 § LOU)

Får användas t.ex. när:

  • Behovet inte kan tillgodoses utan att anpassa befintliga lösningar.
  • Anbud kan inte lämnas utan förhandling.
  • Det är omöjligt att i förväg ange tekniska specifikationer exakt.

📌 Se Kammarkollegiets Vägledning om upphandlingsförfaranden (s. 13–14) – där ges konkreta exempel på situationer där detta förfarande är tillåtet.

2. Konkurrenspräglad dialog (5 kap. 4 § LOU)

Kan användas när:

  • Behovet inte kan tillgodoses utan anpassning eller nytänkande.
  • Det inte är möjligt att fastställa upphandlingsföremålet tillräckligt precist från början.

📌 Kammarkollegiet beskriver detta som särskilt användbart vid komplexa upphandlingar av systemlösningar, infrastruktur eller tjänsteintegration, där funktion snarare än specifik vara står i fokus.

3. Innovationspartnerskap (5 kap. 5 § LOU)

Får användas när:

  • Det behövs en innovativ vara eller tjänst som ännu inte finns på marknaden.
  • Myndigheten vill utveckla och senare köpa den lösningen.

📌 I vägledningen poängteras vikten av noggrann behovsanalys och dokumentation, då det krävs att man kan visa att en innovation är nödvändig och att ingen befintlig lösning täcker behovet.

4. Förhandlat förfarande utan föregående annonsering (5 kap. 6 § LOU)

Ett undantagsförfarande som endast får användas i särskilda situationer:

  • Vid synnerlig brådska orsakad av oförutsedda händelser.
  • När det finns tekniska eller exklusiva rättigheter som innebär att endast en viss leverantör kan leverera.

📌 Kammarkollegiets vägledning understryker att detta förfarande endast får användas restriktivt, och att bevisbördan för undantagets tillämplighet ligger på myndigheten.

Vad gäller vid upphandling under tröskelvärdena?

För upphandlingar under tröskelvärdena gäller inte 5 kap. LOU. Istället tillämpas 19 kap. LOU, som ger större flexibilitet. Men principerna om likabehandling, transparens och proportionalitet gäller fortfarande.

📌 I Kammarkollegiets Vägledning om direktupphandling och förenklade förfaranden ges råd om hur myndigheter kan agera praktiskt inom ramen för lagen, utan att tumma på rättssäkerheten.

Slutsatser – Så väljer du rätt

  • Utgå alltid från öppet förfarande, om inte tydliga undantag är uppfyllda.
  • Motivera och dokumentera valet av ett annat förfarande noggrant.
  • Rådgör gärna med jurist om du är osäker – särskilt om du överväger dialogbaserade eller undantagsstyrda metoder.

Vill du ha stöd i valet av upphandlingsförfarande eller upprättandet av upphandlingsdokumenten?
Vi biträder upphandlande myndigheter och leverantörer i alla delar av upphandlingsprocessen – från strategisk planering till överprövning. Kontakta oss gärna för rådgivning.